Manajemen Perubahan

RESUME MANAJEMEN PERUBAHAN

KELOMPOK 6

A.       Definisi Konseptual Knowledge Management

 “Change management is a systematic approach to dealing with change, both from the perspective of an organization and on the individual level”. Manajemen perubahan adalah pendekatan sistematis untuk menghadapi perubahan, baik dari prespektif organisasi dan pada tingkat individu.

“Change management is an approach to transitioning individuals, teams, and organizations to a desired future state”. Manajemen perubahan alah sebuah pendekatan untuk transisi individu, tim, dan organisasi untuk keadaan masa depan yang diinginkan.

Manajemen perubahan yaitu suatu proses secara sistematis dalam menerapkan pengetahuan, saran dan sumber daya yang diperlukan untuk memengaruhi perubahan pada orang yang akan terkena dampak dari proses tersebut.

Jadi, manajemen perubahan adalah Proses pendekatan secara sistematis dimana perusahaan menghadapi perubahan yang akan mempengaruhi pola pikir individu, tim, dan organisasi yang menerapkan pengetahuan, saran dan sumber daya yang diperlukan  untuk masa depan yang diinginkan.

B.       Pembahasan

a)       Mazhab Perubahan

Mahzab perubahan adalah isitilah dari bahasa Arab, yang berarti jalan yang dilalui dan dilewati, sesuatu yang menjadi tujuan seseorang baik konkret maupun abstrak.

Jadi mahzab perubahan adalah jalan atau cara peralihan dari waktu ke waktu.

Manajemen perubahan memiliki beberapa Mahzab adalah sebagai berikut :

·      Manajemen Tradisional

Manajemen tradisional adalah manajemen yang pada mulanya berkembang secara alamiah yang berorientasi fisik dan berprinsip kepada garis keturunan.

Manajemen Tradisional memiliki beberapa ciri, diantaranya yaitu :

-     Tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi produksi dan keharmonisan kerja

-     Manajer mengalami kesulitan-kesulitan dan frustasi karena karyawan tidak selalu mengikuti pola-pola perilaku yang rasional.

-     Karyawan bertanggung jawab atas perkerjaan tertentu yang berulang-ulang.

·      Manajemen Klasik

Manajemen klasik timbul dari kebutuhan akan pedoman untuk mengelola organisasi yang kompleks, misalnya sebuah pabrik. Manajemen itu tidak dilahirkan, tetapi dapat diajarkan, asalkan prinsip-prinsip yang ada mendasari dan teori umum manajemen dapat diterapkan.

Para ahli teori manajemen klasik dibatasi oleh pengetahuan pada zamannya, namun banyak dari teori klasik itu tetap bertahan sampai sekarang. Manajemen klasik masih diterima sampai sekarang karena membuat pemisahan kerja.

Menurut Fayol ada 14 prinsip manajemen yang merupakan kebenaran universal yang merupakan prinsip umum manajemen, yaitu :

-     Pembagian Kerja

-     Otoritas

-     Tata Tertib

-     Kesatuan Komando

-     Kesatuan Arah

-     Subrodinasi kepentingan-kepentingan individu terhadap kepentingan umum

-     Balas jasa

-     Sentralisasi

-     Hierarki

-     Tatanan

-     Kesamaan

-     Kemantapan para karyawan dalam pekerjaan

-     Inisiatif

-     Semangat

·      Manajemen Hubungan Manusiawi

Teori hubungan manusia adalah teori yang menggambarkan cara-cara bagaimana manajer berhubungan dengan bawahannya. Aliran ini muncul karena manajer melakukan pendekatan klasik yang tidak dapat dicapai dengan keserasian sempurna.

Aliran ini untuk memperkuat aliran klasik, yaitu dengan menambahkan wawasan social dan psikologi.

Menurut Hugo Munstenberg, produktifitas dapat ditingkatkan denga 3 jalan yaitu :

-       Menemukan orang yang terbaik

-       Menciptakan kondisi psikologis dan pekerjaan yang terbaik

-       Menggunakan pengaruh psikologis untuk mendorong karyawan

·      Manajemen Modern

Manajemen modern adalah perluasan dari manajemen ilmiah yang mulai berkembang sejak tahun 1940an dan banyak menggunakan manajemen sains atau manajemen operasi sebagai pendekatan ilmu manajemen yang banyak menggunakan ilmu matematika, dan fisika untuk memecahkan masalah operasional. Tujuan dari manajemen sains adalah untuk memberikan landasan kuantitatif dalam pengambilan keputusan (Gibson, Donelly. Ivancevich 1996) .

Dalam manajemen modern, konsep manajemen dibagi menjadi :

-     Manajemen berdasarkan hasil

-     Manajemen berdasarkan tanggungjawab social

-     Manajemen berdasarkan sasaran

-     Manajemen berdasarkan pengcualian

-     Manajemen terapan

b)       Teori dan Model Perubahan

Perubahan-perubahan sosial akan terus berlangsung sepanjang masih terjadi interaksi antarmanusia dan antarmasyarakat.

Perubahan sosial terjadi karena adanya perubahan dalam unsur-unsur yang mempertahankan keseimbangan masyarakat, seperti perubahan dalam unsurunsur geografis, biologis, ekonomis, dan kebudayaan. Perubahan-perubahan tersebut dilakukan untuk menyesuaikan dengan perkembangan zaman yang dinamis.

Adapun teori-teori yang menjelaskan mengenai perubahan sosial adalah sebagai berikut :

·      Teori Evolusi

Teori ini pada dasarnya berpijak pada perubahan yang       memerlukan proses yang cukup panjang, dan terdapat beberapan tahapan yang harus dilalui untuk mencapai perubahan yang diinginkan.

Teori evolusi di golongkan kedalam beberapa kategori, yaitu :

-     unilinear theories of evolution

Teori ini berpendapat bahwa manusia dan masyarakat termasuk kebudayaannya akan mengalami perkembangan sesuai dengan tahapan-tahapan tertentu dari bentuk yang sederhana ke bentuk yang kompleks dan akhirnya sempurna. Pelopor teori ini antara lain Auguste Comte dan Herbert Spencer.

-     universal theories of evolution, dan

Teori ini menyatakan bahwa perkembangan masyarakat tidak perlu melalui tahap-tahap tertentu yang tetap. Kebudayaan manusia telah mengikuti suatu garis evolusi tertentu. Menurut Herbert Spencer, prinsip teori ini adalah bahwa masyarakat merupakan hasil perkembangan dari kelompok homogen menjadi kelompok yang heterogen.

-     multilined theories of evolution.

Teori ini lebih menekankan pada penelitian terhadap tahaptahap perkembangan tertentu dalam evolusi masyarakat. Misalnya mengadakan penelitian tentang perubahan sistem mata pencaharian dari sistem berburu ke sistem pertanian menetap dengan menggunakan pemupukan dan pengairan.

Menurut Paul B. Horton dan Chester L. Hunt, teori Evolusi terdapat kelemahan yang harus diperhatikan yaitu :

a)    Data yang menunjang penentuan tahapan-tahapan dalam masyarakat menjadi sebuah rangkaian tahapan seringkali tidak cermat.

b)    Urut-urutan dalam tahap-tahap perkembangan tidak sepenuhnya tegas, karena ada beberapa kelompok masyarakat yang mampu melampaui tahapan tertentu dan langsung menuju pada tahap berikutnya, dengan kata lain melompati suatu tahapan. Sebaliknya, ada kelompok masyarakat yang justru berjalan mundur, tidak maju seperti yang diinginkan oleh teori ini.

c)    Pandangan yang menyatakan bahwa perubahan sosial akan berakhir pada puncaknya, ketika masyarakat telah mencapai kesejahteraan dalam arti yang seluas-luasnya. Pandangan seperti ini perlu ditinjau ulang, karena apabila perubahan memang merupakan sesuatu yang konstan, ini berarti bahwa setiap urutan tahapan perubahan akan mencapai titik akhir.

Padahal perubahan merupakan sesuatu yang bersifat terus menerus sepanjang manusia melakukan interaksi dan sosialisasi.

·      Teori Konflik (Conflict Theory)

Teori ini menilai bahwa sesuatu yang konstan atau tetap adalah konflik sosial, bukan perubahan sosial. Karena perubahan hanyalah merupakan akibat dari adanya konflik tersebut. Karena konflik berlangsung terus-menerus, maka perubahan juga akan mengikutinya. Dua tokoh yang pemikirannya menjadi pedoman dalam Teori Konflik ini adalah Karl Marx dan Ralf Dahrendorf.

Secara lebih rinci, pandangan Teori Konflik lebih menitikberatkan pada hal berikut ini.

a.    Setiap masyarakat terus-menerus berubah.

b.    Setiap komponen masyarakat biasanya menunjang perubahan masyarakat.

c.    Setiap masyarakat biasanya berada dalam ketegangan dan konflik.

d.    Kestabilan sosial akan tergantung pada tekanan terhadap golongan yang satu oleh golongan yang lainnya.

·      Teori Fungsionalis (Functionalist Theory)

Konsep yang berkembang dari teori ini adalah cultural lag (kesenjangan budaya). Konsep ini mendukung Teori Fungsionalis untuk menjelaskan bahwa perubahan sosial tidak lepas dari hubungan antara unsur-unsur kebudayaan dalam masyarakat. Menurut teori ini, beberapa unsur kebudayaan bisa saja berubah dengan sangat cepat sementara unsur yang lainnya tidak dapat mengikuti kecepatan perubahan unsur tersebut. Maka, yang terjadi adalah ketertinggalan unsur yang berubah secara perlahan tersebut. Ketertinggalan ini menyebabkan kesenjangan sosial atau cultural lag .

Para penganut Teori Fungsionalis lebih menerima perubahan sosial sebagai sesuatu yang konstan dan tidak memerlukan penjelasan. Perubahan dianggap sebagai suatu hal yang mengacaukan keseimbangan masyarakat. Proses pengacauan ini berhenti pada saat perubahan itu telah diintegrasikan dalam kebudayaan. Apabila perubahan itu ternyata bermanfaat, maka perubahan itu bersifat fungsional dan akhirnya diterima oleh masyarakat, tetapi apabila terbukti disfungsional atau tidak bermanfaat, perubahan akan ditolak. Tokoh dari teori ini adalah William Ogburn.

Secara lebih ringkas, pandangan Teori Fungsionalis adalah sebagai berikut.

a.  Setiap masyarakat relatif bersifat stabil.

b.  Setiap komponen masyarakat biasanya menunjang kestabilan masyarakat.

c.   Setiap masyarakat biasanya relatif terintegrasi.

d.  Kestabilan sosial sangat tergantung pada kesepakatan bersama (konsensus) di kalangan anggota kelompok masyarakat.

·      Teori Siklis (Cyclical Theory)

Teori ini mencoba melihat bahwa suatu perubahan sosial itu tidak dapat dikendalikan sepenuhnya oleh siapapun dan oleh apapun. Karena dalam setiap masyarakat terdapat perputaran atau siklus yang harus diikutinya. Menurut teori ini kebangkitan dan kemunduran suatu kebudayaan atau kehidupan sosial merupakan hal yang wajar dan tidak dapat dihindari.

Sementara itu, beberapa bentuk Teori Siklis adalah sebagai berikut.

a. Teori Oswald Spengler (1880-1936)

Menurut teori ini, pertumbuhan manusia mengalami empat tahapan, yaitu anak-anak, remaja, dewasa, dan tua. Pentahapan tersebut oleh Spengler digunakan untuk menjelaskan perkembangan masyarakat, bahwa setiap peradaban besar mengalami proses kelahiran, pertumbuhan, dan keruntuhan. Proses siklus ini memakan waktu sekitar seribu tahun.

b. Teori Pitirim A. Sorokin (1889-1968)

Sorokin berpandangan bahwa semua peradaban besar berada dalam siklus tiga sistem kebudayaan yang berputar tanpa akhir. Siklus tiga sistem kebudayaan ini adalah kebudayaan ideasional, idealistis, dan sensasi.

1)    Kebudayaan ideasional, yaitu kebudayaan yang didasari oleh nilai-nilai dan kepercayaan terhadap kekuatan supranatural.

2)    Kebudayaan idealistis, yaitu kebudayaan di mana kepercayaan terhadap unsur adikodrati (supranatural) dan rasionalitas yang berdasarkan fakta bergabung dalam menciptakan masyarakat ideal.

3)    Kebudayaan sensasi, yaitu kebudayaan di mana sensasi merupakan tolok ukur dari kenyataan dan tujuan hidup.

c. Teori Arnold Toynbee (1889-1975)

Toynbee menilai bahwa peradaban besar berada dalam siklus kelahiran, pertumbuhan, keruntuhan, dan akhirnya kematian. Beberapa peradaban besar menurut Toynbee telah mengalami kepunahan kecuali peradaban Barat, yang dewasa ini beralih menuju ke tahap kepunahannya.

Model  Perubahan

·      Model Perubahan Lewin

Kurt Lewin (1951) mengembangkan model perubahan terencana yang disebut force field model yang menekankan kekuatan penekanan.

Model ini dibagi dalam 3 tahap, yang mengambil inisiatif,mengelola dan menstabilkan proses perubahan, yaitu :

-     Pencarian (unfreezing)

Pencarian merupakan tahap pertama yang focus pada penciptaan motivasi untuk berubah. Individu didorong untuk membantu perilaku dan sikap lama yang diinginkan organisasi.

a.  Changing atau Moving

Changing atau moving merupakan tahap pembelajaran dimana karyawandiberi informasi baru, model perilaku baru atau cara baru dalam melihat sesuatu. Tujuannya adalah membantu karyawan dalam mempelajari konsep atau titik pandang baru.

b.    Pembekuan kembali (Refreezing)

Refreezing merupakan tahap dimana perubahan yang terjadi distabilkan dengan membantu karyawan mengintergrasikan perilaku dan sikap yang telah berubah ke dalam cara yang normal untuk melakukan sesuatu. Hal ini dilakukan dengan member karyawan kesempatan untuk menunjukkan perilaku dan sikap baru.

·      Model Perubahan Tyagi

Tyagi (2001) beranggapan bahwa model Lewin tersebut tidak lengkap karena tidak menyangkut beberapa masalah penting. Proses perubahan tidak hanya menyangkut perilaku SDM. Beberapa komponen system dalam proses perubahan dimulai dengan :

-     Adanya kekuasaan untuk melakukan perubahan

-     Mengnal dan mengdefinisikan masalah

-     Proses penyelesaian masalah

-     Mengimplementasikan perubahan dan

-     Mengukur, mengevaluasi, dan mengontrol hasilnya

·      Model Perubahan Kreitner dan Kinicki

Pendekatan system Kreitner dan Kinicki merupakan kerangka kerja perubahan organisasional yang terdiri dari tiga komponen, yaitu :

-     Input

Merupakan masukan dan sebagai pendorong bagi terjadinya proses perubahan semua organisasional harus konsisten dengan visi dan misi. Didalamnya terkandung unsure masukan internal dan eksternal yang keduanya memiliki kekuatan, kelemahan, dan tantangan.

c.   Target elements of change

Mencermikan elemen didalam organisasi yang dilakukan dalam proses perubahan. Sasaran perubahan diarahkan pada pengaturan organisasi, penetapan tujuan, factor social, metode, design kerja dan teknologi.

d.  Outputs

Merupakan hasil akhir yang diinginkan dari suatu perubahan.Hasil perubahan  dapat diukur pada beberapa  tujuan  baik pada tingkat organisasional,tingkat kelompok maupun tingkat individual

·      Model Perubahan Burnes

Burnes (2000) mengemukakan tiga macam model perubahan organisasional,yang dikelompokkan berdasarkan frekuensi dan besaran perubahan, yaitu:

a.  The increamental model of change

Model ini berpandangan bahwa perubahan merupkan suatu proses yang berlangsung secara bertahap. Perubahan dapat terjadi secara bergantian pada masing-masing bagian dalam organisasi secara terpisah.

b.  The punctuated equilibirium model

Model keseimbangan terpotong terjadi bila aktivitas sehingga disebut periode equilibirium.

c.  The continuous transformation model

Model transformasi berkelanjutan merupakan model perubahan yang bertujuan untuk menjaga organisasi agar tetap survive dengan mengembangkan kemampuan untuk mengubah dirinya secara berkelanjutan.

c)       Pentingnya Manusia dalam Organisasi

Secara alamiah keberadaan suatu organisasi karena didalamnya tedapat manusia melakukan pernanan berbeda-beda, demikian pula karakteristik berbeda-beda pula antara satu dengan yang lainnya. Tidak ada manusia yang mempunyai persamaan dan perbedaan mutlak satu sama lain, tetapi manusia dalam organisasi seringkali diperlakukan sama. Misalnya menetapkan prosedur jam kerja, peraturan, uraian tugas dan semacamnya semuanya dalam organisasi seringkali diperlakukan sama. Manusia dalam organisasi bertindak sebagai kepala secara presentasi kegiatannya memang lebih banyak berpikir ketimbang dengan bekerja. Dengan menggunakan tangan dan kakinya, dia akan lebih banyak bekerja daripada berpikir.

        Faktor individu manusia tidak hanya terbatas pada hasil kerjaan pemikiran, tetapi juga memiliki rasa atau perasaan. Pimpinan organisasi yang baik adalah apabila memiliki kemampuan memandang ke depan dan mempersiapkan diri untuk meraihnya. Salah satu cara yang penting adalah melalui pendidikan dan pelatihan sesuai dengan jenis dan bentuk tugas setiap anggota organisasi itu. Pendidikan berorientasi kepada pembentukan dan kemahiran berkeja. Manusia dalam organisasi memiliki peranan sangat penting karena kemajuan atau kemunduran suatu organisasi sangat ditentukan oleh kualitas, kuantitas dan moralitas manusia dalam organisasi bersangkutan. Kualitas manusia menentukan mutu luaran organisasi tersebut. Kuantitas manusia menentukan kecukupan tenaga kerja yang dibutuhkan. Apabila dalam suatu organisasi manusianya tidak memiliki moralitas, ini merupakan wabah peyakit yang dapat menyerang organisasi dan akan menyebabkan organisasi tersebut sakit atau bahkan mati. Pernan manusia sebagai jiwa organisasi karena menentukan bubar tidaknya, bersekutu tidaknya manusia itu dalam melakukan kegiatan untuk kepentingan bersama. Manusia sebagai jasad organisasi, karena kuat dan lemahnya suatu organisasi ditentukan oleh manusia itu sendiri.

Roh atau jiwa maupun jasad organisasi merupakan bagian yang sangat penting untuk menentukan panjang atau pendeknya umur suatu organisasi. Sangat logis apabila dikatakan bahwa sepanjang jiwa dan dan jasad sehat sepanjang itu pula organisasi akan sehat dan kuat. Tetapi apabila jiwa atau roh dan jasad itu lemah maka sepanjang itu pula organisasi itu pula organisasi itu sakit atau lemah, apabila tidak mendapat terapi secara tepat maka tidak tertutup kemungkinan organisasi tersebut akan mati.

d)       Perubahan Lingkungan dalam Organisasi

Perubahan-perubahan dalam lingkungan organisasi dapat berwujud perkembangan teknologi, perubahan kondisi ekonomi dan politik, perubahan kualitas dan sikap anggota, semakin pentingnya tanggung jawab sosial organisasi, dsb. Pengelolaan perubahan secara efektif tidak hanya diperlukan bagi kelangsungan hidup organisasi tetapi juga sebagai tantangan pengembangan. Faktor-faktor yang menimbulkan atau menyebabkan perubahan, berasal baik dari luar maupun dalam organisasi. Berbagai faktor dalam lingkungan eksternal yang menentukan kemampuan organisasi untuk menarik sumber daya : sumber daya manusia, dan bahan baku yang dibutuhkan atau untuk memproduksi dan memasarkan barang-barang atau jasa-jasanya, menjadi salah satu kelompok kekuatan penyebab perubahan. Berbagai faktor dalam lingkungan internal yang memengaruhi cara organisasi melaksanakan kegiatan-kegiatannya, juga merupakan kelompok kekuatan lain yang menyebabkan timbulnya perubahan.