PENDEKATAN SISTEM SEBAGAI PROSES MANAJEMEN PENDIDIKAN

RESUME PENDEKATAN SISTEM SEBAGAI PROSES MANAJEMEN PENDIDIKAN KELOMPOK 3 A. DEFINISI KONSEPTUAL System bukanlah “cara” atau “metode” seperti yang banyak dikatakan orang. Cara hanyalah bagian kecil dari suatu system. Istilah system meliputi spectrum yang sangat luas. Misalnya manusia, binatang, alam semesta, mobil, motor, lembaga tertentu adalah sebagai suatu system. Murdick dan Ross (1993) adalah seperangkat susunan yang digabungkan satu dengan lainnya untuk mencapai suatu tujuan. Menurut Webster Unbridge, sistem adalah elemen – lemen yang saling berhubungan dan membentuk satuan organisasi Menurut Scott (1996) sistem terdiri dari unsur – unsur seperti masukan (input), pengolahan (processing), serta keluaran (output). Sehingga dapat di sintesakan bahwa sistem merupakan sekumpulan sub sistem yang terdiri dari perangkat – perangkat yang saling bekerja satu sama lain untuk mencapai suatu tujuan. Ciri pokok sistem menurut Gasspert ada 4 yaitu sistem itu beroperasi dalam suatu lingkungan, terdiri atas unsur – unsur, ditandai dengan satu hubungan, dan mempunyai satu fungsi atau tujuan yang sama. Sementara Mc. Leod (1995) mendefinisikan sistem sebagai sekelompok elemen – elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan. Sumber daya mengalir dari elemen output dan untuk menjamin prosesnya berjalan dengan baik maka dihubungkan dengan mekanisme control. B. Pembahasan a) Sistem Perencanaan Perencanaan (planning), merupakan fungsi pertama dari proses manajemen yang fungsinya untuk menentukan tujuan dan bagaimana tujuan tersebut dicapai “planning is coping with uncertainty by formulating future courses of action to achieve specified result” (kinick dan Williams, 2006). Perencanaan merupakan kegiatan untuk memperkirakan kegiatan dimasa yang akan datang. Oleh sebab itu perencanaan yang baik hendaknya mengandung unsure unsure ; pertama, perencanaan dirumuskan secara jelas dan dijabarkan secara operasional. Kedua, adanya kebijaksanaan untuk mencapai tujuan dala garis besarnya. Ketiga, adanya prosedur pembagian tugas serta hubungannya antara anggota kelompok masing-masing. Keempat, adanya kemajuan yaitu penetapan dtandar kemjuan yang hendak dicapai. Dan kelima, adanya program yaitu langkahlangkah kegiatan untuk mencapai tujuan. Pendidikan dapat dianggap sebagai proses untuk melengkapi siswa dengan keahlian pengetahuan,keterampilan dan sikap yang digunakan untuk dapat hidup dan menghasilkan hal-hal yang berguna dalam kehidupan masyarakat setelah resmi keluar dari lembaga pendidikan. Dengan menggunakan pendekatan system dalam organisasi pendidikan, akan membantu pengelola pendidikan untuk mewujudkan tujuan secara lebih efektif. Pendidikan itu dinamis tidak statis dan oleh sebab itu pendekatan system juga dinamis tidak statis. Secara umum pendekatan system dalam pendidikan terdiri dari proses : a. Definisikan tujuan-tujuan dan sasaran yang dicapai b. Gambarkanlah batasan-batasan yang akan diikerjakan dan disesuaikan dengan kondisi-kondisi yang ada c. Tentukan ukuran kadar keefektifannya (standar) d. Sebutkan alternatif-alternatif pemecahannya e. Tentukan biaya untuk setiap alternative. f. Seleksi alternative terbaik untuk dilaksankan g. Ikutilah pengaruh arus balik untuk perbaikan atau mempergunakan umpan balik untuk perbaikan. b) Model Perencanaan Sistem pendidikan menurut Mc Grath, (1972) pendekatan system bukanlah suatu rangkaian berseri, maupun bertahan, sistem tersebut dinamis yang diprosesnya terjadi secara interaktif. Sedangkan Hussain, (1972) menyatakan bahwa system pendidikan dicirikan dalam bentuk kepercayaan, metode, bermacam-macam sumber untuk memproduksi segala bentuk perubahan-perubahan pada kebiasaan atau tingkah laku para peserta didik. Pendidikan dicirikan lebih lanjut sebagai suatu institusional fungsional dalam system pendidikan dalam melayani masyarakat. c) Tanggung Jawab Manager 1. Definisi Manager Manajer adalah orang yang memiliki tanggung jawab dalam usaha memajukan dan mempertahankan perusahaan,terutama saat-saat sulit. Adapun menurut A.F.Stoner bahwa, “para manajer sebagai perencana, pengorganisasi, pemimpin dan pengendali organisasi.” Lebih jauh lagi James A.f .Stoner mengatakan bahwa,” sebenarnya setiap manajer-seperti pemimpin klub olahraga atau direktur utama suatu perusahaan multinasional-memegang peranan yang lebih luas untuk menggerakan organisasi menuju tujuan yang telah ditetapkan”. Merurut James A.F. Stoner manajer yaitu : 1. Bekerja dengan orang lain 2. Bertanggung jawab 3. Menyelaraskan tujuan dan menentukan prioritas 4. Berfikir secara analitis dan konseptual 5. Mediator (penengah), politikus, diplomat, symbol dan pengambil keputusan yang sukar. 2. Tugas dan Tanggung Jawab Manager Top Manager (Manajer Tingkat Atas) a. Mengonsep dan mewujudkan visi dan misi perusahaan atau pun organisasi b. Merancang strategi perusahaan secara keseluruhan, termasuk memutuskan kebijakan akuisisi dan merger. c. Mengedepankan pekerjaan dengan format keputusan bersifat umum (abstrak), dan selanjutnya memerintahkan pihak middle dengan tujuan sesuai yang diarahkan. d. Informasi yang diterima oleh pihak top management cukup yang bersifat poin-poinnya saja e. Manajemen tingkat atas tidak membutuhkan informasi tentang berapa banyak penjualan hari ini, yang diperlukan adalah berapa besar penjualan dari bulan ke bulan dan apakah ada tren (kecenderungan) naik atau turun sehingga dari informasi ini akan diketahui kondisi di masa akan datang yang akan terjadi f. Perangkat yang dibutuhkan oleh top management meliputi DSS ( Decision Support System) dan berapa perangkat lunak lainnya seperti Outlook Soft, informasi builder, Knowledge, Storm dan sebagainya. Middle Manager (Manajer Tingkat Menengah) a. Bertugas menjembatani informasi yang berhubungan dengan top dan low management. b. Mengedepankan efektivitas dalam melaksanakan pekerjaan c. Bertanggung jawab terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh pihak lower management. dan berusaha mengurangi risiko pekerjaan yang akan terjadi nantinya d. Middle Management bertugas mengkoordinir unit-unit yang ada di lower management. Lower Manager (Manajer Tingkat Bawah) a. Mengerjakan seluruh pekerjaan yang ditugaskan oleh pihak middle management sampai beres b. Mengedepankan konsep efisiensi dalam bekerja c. Bekerja secara sistematis, dan terstruktur serta menghindari timbulnya kesalahan yang bersifat fatal d. Kebutuhan dan pengolahan informasi bersifat maksimal e. Melayani unit-unit yang berada di bawah. d) Analisis Sistem 1. Definisi Analisis Sistem Analisis Sistem (system analysis) adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian – bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, kesempatan maupun hambatan – hambatan yang terjadi dan kebutuhan – kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan – perbaikannya. Tahap analisis sitem dilakukan setelah perencanaan sistem (system planning) dan sebelum desain sistem (system desaign). Tahap analisis merupakan tahap kritis dan sangat penting, karena kesalahan di dalam tahap ini akan menyebabkan kesalahan – kesalahan di tahap selanjutnya. Langkah – langkah sederhana dalam menganalisis sistem : a. Identify, yaitu mengidentifikasi masalah b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada c. Analyze, yaitu menganalisis sistem d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis Dalam dunia pendidikan analisis sistem sangat penting guna mengevaluasi seberapa efektif sistem yang digunakan dalam sebuah organisasi, memperbaiki apabila terjadi kesalahan, atau merekonstruksi sistem yang ada sehingga mendukung optimalisasi sistem yang baru. 2. Analisis Sistem dalam Organisasi • Dekomposisi Untuk menganalisa dan memahami secara menyeluruh sebuah sistem yang besar, biasanya dibutuhkan waktu yang cukup lama. Untuk mempermudah pekerjaan itu dibutuhkan sistem dekomposisi. Dekomposisi adalah pembagian sistem kedalam komponen – komponen yang lebih kecil (subsistem). Dekomposisi memiliki beberapa keuntungan : a. Analisis menjadi lebih mudah menmengatur dan menganalisa setiap subsistem secara lebih detail. b. Pada pengembangan sistem, sistem bisa di dekomposisi menjadi beberapa modul. Modul sistem terdiri dari empat elemen subsistem yaitu : masukan, pengolahan, keluaran dan umpan balik. • Modularitas Konsep modularitas berhubungan dengan dekomposisi. Pada saat melakukan dekomposisi, diharapkan sistem yang besar terbagi menjadi subsiste, - subsistem yang relatif sama ukurannya. Dengan modul – modul ini maka beban kerja mengembangkan sistem bisa didistribusikan secara merata pada semua sumber daya yang ada. Pengembangan sistem jadi lebih sederhana karena hanya terfokus pada satu modul terlebih dahulu, baru dilakukan integrasi antar modul. • Coupling Dari modul –modul yang kita peroleh, kadang – kadang ditemukan beberapa modul yang memiliki ketergantungan dengan modul yang lain. Pada kasus seperti ini, modul – modul yang saling bergantung harus dipasangkan (di-couple). Dengan cara ini bisa diketahui modul yang bisa bekerja secara independen dan modul-modul yang harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum modul yang lain bisa bekerja. • Kohesi Dari oroses coupling antar modul, kita bisa dapatkan kelompok-kelompok modul dengan karakteristik yang hampir sama. Disini muncul konsep kohesi dimana kelompok modul itu harus dianalisis bersama – sama dengan kelompok modul yang saling berkohesi. e) Sibernetika Teori sibernetika menekankan hubungan timbal balik diantara semua bagian dari sebuah sistem. Kami akan menyajikan dua genre teori sibernetika. Pertama, satu kelompok teori yang umumnya berasal dari rubrik penggabungan informasi (information - integration). Kedua, satu kelompok teori yang umumnya dikenal sebagai teori konsistensi ( consistency theories). Teori Penggabungan Informasi (information-integration) bagi pelaku komunikasi berpusat pada cara kita mengakumulasi dan mengatur informasi tentang semua orang, objek, situasi, dan gagasan yang membentuk sikap atau kecenderungan untuk bertindak dengan cara yang positif atau negatif terhadap beberapa objek. Pendekatan penggabungan informasi adalah salah satu model paling populer yang menawarkan untuk menjelaskan pembentukan informasi dan perubahan sikap. Informasi adalah salah satu dari kekuatan tersebut dan berpotensi untuk memengaruhi sebuah sistem kepercayaan atau sikap individu. Sebuah sikap dianggap sebagai sebuah akumulasi dari informasi tentang sebuah objek, seseorang, situasi, atau pengalaman. Dua variabel nampaknya memiliki peranan penting dalam memengaruhi perubahan sikap. Pertama adalah valance atau arahan. Valance mengacu pada apakah informasi mendukung keyakinan Anda atau menyangkal mereka. Ketika informasi menyokong keyakinan anda, maka informasi tersebut mempunyai valance “positif”. Ketika tidak menyokong, maka valance “negatif”. Variabel kedua yang memengaruhi dampak dari informasi adalah bobot yang anda berikan terhadap informasi. Bobot adalah sebuah kegunaan dari kredibilitas. Perubahan sikap terjadi karena informasi baru yang muncul dalam keyakinan adanya perubahan dalam sikap atau karena informasi yang baru mengubah bobot atau valance pada sebentuk informasi. Jadi, valance memengaruhi bagaimana informasi memengaruhi sistem keyakinan anda dan bobot memengaruhi seberapa banyak pengaruh itu bekerja. 1) Teori Nilai Ekspektasi Salah satu dari ahli teori penggabungan informasi yang sangat terkenal dan dihormati adalah Martin Fishbein. Karya Fishbein menyoroti sifat kompleks dari perilaku yang diketahui sebagai teori nilai ekspektasi (expectancy-value theory). Menurut fishbein, ada dua macam keyakinan. Pertama yakin pada suatu hal. Ketika anda meyakini sesuatu, anda akan berkata bahwa hal tersebut ada. Kedua, yakin pada perasaan. 2) Teori Tindakan yang Beralasan. Icek ajzen dan Martin Fishbein memperluas cakupan dari teori nilai ekspektasi dengan menambahkan faktor intensi dalam rumus. Hal ini sebagai sebuah teori dari tindakan yang beralasan. Misalnya seseorang yang ingin bekerja karena mendapat upah sebagai salah satu reward yang didapat. Teori penggabungan informasi berhubungan dengan sistem faktor. Apa yang anda fikirkan tentang isu dan bagaimana anda berperilaku, dihasilkan dari sebuah interaksi kompleks diantara variabel sebagai salah satu karya dari Fishbein dan Ajzen yang membantu kita melihat apakah hubungan mereka.

PENDEKATAN SISTEM PADA MASA YANG AKAN DATANG

RESUME

PENDEKATAN SISTEM PADA MASA YANG AKAN DATANG

KELOMPOK 2

A.       Definisi Konseptual

·      Gordon B.Darvis

“Sistem is a set of elements that are interconnected and effect each other in a certain environment.”

“sistem adalah seperangkat unsur yang saling berhubungan dan saling memenraruhi dalam satu lingkungan tertentu.”

·      Raymond McLeod

“Sistem is a group of integrated elements to achieve a goal”.

“Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi untuk mencapai suatu tujuan”.

Masa depan ialah suatu masa atau kondisi yang berada di depan manusia, akan tetapi kondisi tersebut biasanya digunakan untuk waktu yang panjang, mungkin juga tidak terbatas dan kadang-kadang masih bersifat abstrak.

Jadi sistem perencanaan masa depan adalah segala unsur atau elemen yang saling terintergrasi pada kondisi dimasa depan yang sifatnya tidak terbatas/abstrak untuk mencapai suatu tujuan yang ingin dicapai.

B.       Pembahasan

a)  Meramalkan Masa yang Akan Datang

Pada suatu organiasasi terutama organiasasi dalam bidang pendidikan, penerapan pendekatan sistem sangat diperlukan sekali. Maksud dari pendekatan sistem ini adalah untuk mengetahui lingkunan eksternal dan internal yang ada di organisasi pendidikan secara keseluruhan, sehingga dapat mengilustrasikan atau menggambarkan bentuk proeses perencanaan yang ingin dilakukan dalam bidang pendidikan dengan menggunakan analisis sistem dari sistem-sistem yang bersifat kompleks.

Semakin berkembangnya proeses dan metode pendidikan di suatu negara, membuat para manajer pendidikan melakukan perencanaan yang sifatnya jangka panjang atau untuk masa yang akan datang. Di masa yang akan datang semua aplikasi atau penerapan teknik-teknik perencanaan dilakukan menggunakan pendekatan sistem yang mempunyai pengaruh besar pada organisasi.

Dalam perencanaan, seorang perencana dapat menggambarkan apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang. Perencanaan menurut Steven Sinofsky dan Marco Lansiti adalah “A method of doing, developed in advance ; a systematic arrangement of elements or important parts; a program stipulating a benefit a proposed course of action” ( Sebuah metode yang dikembangkan secara meningkat dalam suatu penyusunan upaya sistematis dari unsur-unsur atau bagian penting disebuah program yang menetapkan keuntungan mengusulkan tindakan). Dengan menggunakan perencanaan sebagai kegiatan memperkirakan kondisi dan keadaan di masa yang akan datang, sehingga manajer akan dengan mudah dalam mengambil keputusan tentang kegiatan yang cocok untuk dilaksanakan.

Kegiatan memperkirakan atau memprediksi kondisi dan keadaan di masa yang akan datang tersebut menggunakan pendekatan “forecasting”. S.Anil Kumar and N.Siresh dalam bukunya, “Forecasts are estimates of the occurrence, timing, or magnitude of uncertain future events” (Peramalan adalah perkiraan kejadian, penafsiran waktu, atau peristiwa besar di masa depan yang belum pasti). Dalam pendekatan forecasting menggunakan metode:

1.  Opinion and Judgement methods / Qualitative methods

2.  Statistical / Quantitative forecasting methods

·      Time Series

·      Associative models

Menurut Spyros G. Makridakis, ada faktor yang memengaruhi ketepatan forecasting :

1)  the time horizon of forecasting (waktu peramalan di masa depan)

2)  technological change. (perubahan teknologi)

3)  Barries to entry.(Rintangan yang diterima)

4)  Dissemination of information.(Penyebaran dalam informasi)

5)  Elasticity of demand.(Elastisitas permintaan)

6)  Consumer versus industrial products.(konsumen lawan produk industry)

Adalah sulit untuk membuat ramalan-ramalan yang tepat terhadap aplikasi pada masa yang akan datang menggunakan pendekatan sistem. Pengaruhnya bersifat mendasar dan hampir universal. Analisis terhadap pengalaman masa lalu dan evaluasi terhadap kecenderungan yang ada menunjukkan beberapa aplikasi, motivasi dan masalah yang paling penting di masa yang akan datang.

b)  Peninjauan Ulang Terhadap Pendekatan Sistem

Pendekatan sistem memerlukan dan membutuhkan pengetahuan dasar yang berasal dari teori-teori sistem secara umum, serta memiliki relevansi dalam berbagai berbagai kegiatan ilmiah dan kegiatan praktis. Pendekatan sistem meliputi pengaplikasian konsep yang relevan berdasarkan teori sistem secara umum untuk mempermudah pemahaman terhadap teori-teori organisasi dan praktek manajemen.

Analisis sistem merupakan suatu metode atau teknik yang digunakan dalam pemecahan masalah atau pengambilan keputusan. Analisis sistem meliputi :

1.  Kesadaran akan adanya suatu masalah.

2.  Identifikasi berbagai alternatif.

3.  Analisis dan sistematis dari berbagai faktor.

4.  Penentuan suatu cara pemecahan masalah secara optimal.

5.  Program kegiatan.

Analisis sistem akan membantu menemukan aspek-aspek dan aplikasi dalam pemecahan masalah teknologi, ekonomi dan social yang dihadapi oleh manusia. Misalnya dalam menyelidiki hubungan-hubungan suatu sekolah dan lingkungan dalam menghadapi tantangan-tantangan perubahan perilaku sosial masyarakat di sekitar sekolah, maka untuk melihat secara utuh dapat digunakan teknik-teknik analisis sistem.

        Manajemen sistem meliputi aplikasi konsep sistem dalam pengelolaan organisasi akan terus berkembang dan berpengaruh terhadap kegiatan pendidikan. Meningkatnya aplikasi manajemen sistem pada organisasi seperti : universitas, sekolah, dan lembaga pemerintahan. Diharapkan manajer organisasi akan mengarahkan perhatiannya pada perancangan sistem yang tepat untuk meningkatkan pencapaian tujuan organisasi.

c)  Aplikasi Sistem pada Organisasi

Sistem social baru selalu muncul dalam organisasi dan berkembang sesuai dengan kebutuhan individu, kelompok maupun masyarakat secara luas. Salah satu hal yang sangat penting adalah muncul dan berkembangnya beraneka ragam organisasi dengan skala besar sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Pendekatan sistem akan semakin banyak digunakan untuk semua jenis organisasi. Secara umum sistem memandang organisasi sebagai suatu sistem sosioteknis dengan sub sistem yang saling berhubungan (tujuan-tujuan, nilai-nilai, teknologi, struktur, psikologi dan manajerial) yang akan berguna bagi organisasi.

Dalam membangun budaya organisasi, sistem social sangat dibutuhkan terutama bagaimana sistem social dijadikan sasaran dalam pemberian pelayanan terhadap pelanggan eksternal. Dengan memahami sistem sosial yang ada di masyarakat, maka organisasi mendapat keuntungan dari segala macam sudut pandang. Penekanan pada aplikasi pendekatan sistem terhadap berbagai jenis organisasi mengenai konsep-konsep desain sistem dan teknik-teknik analisis sistem adalah cocok untuk semua organisasi. Perkembangan organisasi, sistem dalam pengambilan keputusan, penggunaan konsep sistem dan informasi serta arus komunikasi dalam manajemen program adalah tepat pada berbagai jenis organisasi.

Di Amerika misalnya, penerapan pendekatan sistem dalam organisasi-organisasi banyak digunakan terutama dalam bidang teknologi informasi dan program luar angkasa, Sayles dan Marganet (1971) menyatakan bahwa masalah yang dihadapi oleh NASA pada program angkasa luarnya tidaklah serumit masalah-masalah dari berbagai program sosioteknikal lainnya. Hal ini terlihat bagaimana NASA melibatkan berbagai organisasi-organisasi secara lintas sektoral untuk membantu program-program mereka, mulai dari departemen keuangan, kesehatan, pendidikan telekomunikasi dan bahkan departemen pertahanan.

Pendekatan sistem membantu manajer untuk mempermudah dan memberikan carater baik bagi manajer untuk menghadapi masalah dan perubahan-perubahan yang dihadapi organisasi. Pendekatan sistem tidak membatasi seseorang untuk berfikir tentang organisasi sebagai struktur yang bersifat mekanistis dan birokratis. Akan tetapi dapat memperluas dan menambah jaringan untuk memecahkan masalah. Di masa yang akan datang organisasi-organisasi dari berbagai jenis harus menjawab atau beraksi terhadap perubahan teknologi atau sosial. Dalam hal ini, pendekatan sistem terbuka sangat dibutuhkan organisasi untuk berkembang dan memberikan dasar untuk proses adaptasi organisasi dengan kebutuhan pelanggan.

d)  Pendekatan Sistem dalam Hubungannya dengan Organisasi

Telah diketahui bahwa pendekatan sistem menekankan pada aplikasi organisasi secara perseorangan, memahami hubungan-hubungan antar organisasi, dan sistem distribusi serta perencanaan anggaran organisasi. Dalam suatu organisasi formal tertanam suatu lingkungan, norma dan nilai yang baik, dan terdapat kumpulan masyarakat luas yang bersifat kompleks.

Kesaling ketergantungan antara organisasi dalam kehidupan moderen dicerminkan oleh bertambahnya penekanan terhadap sistem dan semua komponen organisasi yang tidak dapat dilepaskan dari sistem manajemen. Pada pendekatan sistem yang paling sering muncul dalam suatu organisasi adalah hubungan teknis yang bersifat sederhana sampai pada hubungan yang bersifat rumit, tujuan dari pendekatan sistem dalam organasisi yaitu terjadinya hubungan timbal balik antara komponen-komponen yang ada dalam organisasi yang menghasilkan suatu produk dari organisasi tersebut.

Pendekatan sistem merupakan suatu cara yang penting dan akan membantu koordinasi antara komponen dalam organisasi, setiap organisasi akan menugaskan anggotanya untuk ikut serta secara bersama-sama untuk melakukan kegiatan dalam mencapai tujuan organisasi.

e)  Pendekatan Sistem dan Hubungannya dengan Lingkungan

Organisasi merupakan sub sistem dari lingkungan sosiokultural yang lebih luas, dengan pendekatan sistem memberikan suatu model untuk memikirkan hubungan- hubungan dalam organisasi. Semua organisasi memperoleh input, dan mentransformasikannya dengan cara mengembalikannya dalam bentuk output pada lingkungan.

Pada beberapa dekade, perhatian terpusat pada hubungan-hubungan antara manusia, organisasi, dan lingkungannya. Dengan pendekatan sistem yang terbuka memberikan suatu model yang lebih cocok untuk melihat hubungan lingkungan dengan organisasi, akan tetapi penerapan pendekatan ini lebih banyak dihadapkan dalam masalah social, teknologi dan lingkungan.

Menurut Degreene yang dikutip dalam Mukhneri, ada beberapa tahap yang dapat diikuti dalam pendekatan sistem melihat hubungannya dengn lingkungan social, diantaranya adalah :

1.  Mengenali masalah-masalah yang ada dalam pendekatan sistem.

2.  Menentukan sub sistem, hubungan timbal balik dan men dapatkan informasi mengenai input, output, misi, hambatan dan lain-lain.

3.  Menentukan program-program khusus, misalnya pengumpulan informasi, pembutn model dan yang diarahkan pada pemahaman yang lebih baik.

        Salah satu dari masalah terpenting yang dihadapi oleh organisasi mendatang adalah tentang evaluasi bagi setiap unjuk kerjanya masing-masing, sedangkan pada organisasi yang mempunyai masalah-masalah pengukuran dan evaluasi kerja antara lain :

1.      Universitas

2.      Rumah sakit

3.      Sekolah

4.      Instansi-instansi masyarakat lainnya.

Menurut Mary, John, dan Richard menjelaskan interaksi organisasi dengan lingkungan sebagai berikut :

“They obtain resource input from the environment as product outputs. If everything work right, suppliers value the organization and continue to provide needed resources, employes infuse work activities with their intellects, and customers and clients value the organization’s outputs enough to create a continuning demand for them.”

“Mereka memperoleh input sumber daya dari output produk. Jika, semuanya bekerja dengan baik, pemasok menghargai organisasi tersebut dan terus memberikan sumber daya yang dibutuhkan, para petugas melakukan aktivitas kerja dengan kecerdasan mereka miliki, dan pelanggan atau klien menghargai output organisasi yang cukup untuk memenuhi permintaan secara berkelanjutan bagi mereka.”

Pendekatan sistem memberikan cara yang lebih baik untuk pengukuran unjuk kerja organisasi dan unjuk kerja social yaitu melalui analisis sistem, analisis keuntungan dan sistem perencanaan anggaran yang digunkan untuk membantu penyusunn tujuan, mengevaluasi alternative yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan.

f)    Peranan Manajer

Setiap perusahaan memiliki manajemen yang  memegang berbagai peranan penting yang menentukan keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan untuk diwujudkan bersama. Ada banyak peran yang harus dimainkan atau diperankan para manajer secara seimbang sehingga diperlukan orang-orang yang tepat untuk menjalankan peran-peran tersebut. Untuk itu, peranan manajer sangat diharapkan dapat memacu laju perkembangan suatu perusahaan.

Peranan yang dimainkan oleh manajer terbagi menjadi tiga, yaitu:

a.  Peran antarpribadi

Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung.

b.  Peran informasional

Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.

c.  Peran pengambilan keputusan

Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

Manajer yang memimpin beberapa karyawan, biasanya memberikan pelimpahan masalah kepada karyawannya berupa tugas-tugas pekerjaan yang harus di selesaikan tepat pada waktunya. Untuk itu, seorang manajer harus mampu memberikan keputusan bagi tugas yang telah dikerjakan oleh karyawannya demi terjaminnya mutu kerja yang telah dijunjung bersama. Konflik yang diciptakan oleh seorang manajer bagi karyawannya ini bertujuan untuk meningkatkan para karyawan dalam bekerja, sehingga tujuan perusahan bisa terwujud dengan baik. Sebagai contoh, manajer sebuah perusahaan yang bergelut dibidang pemrograman, biasanya memberikan konflik berupa tugas kepada karyawannya untuk membuat sebuah program. Kemudian bila program telah dibuat, maka manajer harus menganalisa program tersebut dan memberikan keputusan apakah program tersebut layak dan sesuai permintaan atau belum. Bila program tersebut belum layak, maka manajer memberikan perbaikan atau meminta karyawannya untuk memperbaiki kesalahan yang ada pada program tersebut dengan waktu yang sesingkat mungkin.

Untuk menghidari hal seperti itu, manajer harus mempunyai beberapa keterampilan, diantaranya:

1.  Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi.

2.   Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Manajer harus mahir berkomunikasi atau memiliki keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan.

3.  Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya membuat program komputer, memperbaiki mesin, akuntansi , dan lain-lain.

Dengan dibekali keterampilan diatas, seorang manajer akan lebih peka terhadap permasalahan yang terjadi pada perusahaan, selain itu dia juga akan dapat segera membuat pemecahan dari masalah tersebut. Dalam mempersiapkan pemecahan masalah, manajer memandang perusahaan sebagai suatu sistem dengan memahami lingkungan perusahaan dan mengidentifikasikan subsistem-subsistem dalam perusahaan. Dalam mengidentifikasikan masalah, manajer bergerak dari tingkat sistem ke subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem menurut suatu urutan tertentu. Dalam memecahkan masalah manajer mengidentifikasikan berbagai solusi alternative, mengevaluasinya, memilih yang terbaik, menerapkannya, dan membuat suatu tindakan untuk memastikan bahwa solusi itu berjalan sebagai mana mestinya.

Selain itu yang dilakukan oleh manajer :

·      para manajer bekerja dengan dan melalui orang-orang (manusia).

·      Para manajer bertindak sebagai saluran komunikasi di dalam organisasi mereka.

·      Para manajer bertanggung jawab terhadap hasil yang dicapai oleh organisasi mereka.

·      Para manajer mengimbangkan tujuan-tujuan yang bersaingan satu sama lain, dan mereka menetapkan prioritas-prioritas.

·      Para menejer harus berfikir secara analitikal dan konsepsional.

·      Para manajer merupakan ahli-ahli politik.

·      Para manajer merupakan diplomat.

·      Para manajer-manajer mengambil keputusan-keputusan pelik.

Peranan yang dimainkan oleh manajer pada umumnya antara lain:

1)  Peranan antar pribadi (interpersonal roles)

·      Pembuka simbolis (figure head)

Misal : menerima dan menjamu menghadiri perkawinan karyawan, dan upacara-upacara seremonial lainnya.

·      Pemimpin (leader) 

Misal : mengatur, mendidik, memimpin, memberikan motivasi, bimbingan, nasihat, dan lain-lain kepada bawahan.

·      perantara (lialison)

Misal : berhubungan dengan pihak luar, seperti klien, rekanan, pemerintah, partner,dan sebagainya

2) Peranan informasional (informational roles)

·      Monitoring aliran informasi (monitor)

Memantau darimana informasi itu berasal dan kemana informasi itu diberikan.

·      Penentuan informasi (disseminator)

Menyebarkan keputusan-keputusan baru kepada bawahan.

·      Perwakilan  (spoker person)

Sebagai wakil organisasi seperti ikutan pertemuan atau seminar

3)  Peranan pembuatan keputusan (decisional roles)

·      Wiraswasta (entrepreneurship)

Inisiatif dan kreatif

·      Penangkal kesulitan (disturbance handler)

Penanggulangan pemogokan, pembatalan kontrak, penampung keluhan, kekurangan bahan, dan lain-lain.

·      Pengalokasian sumber daya (resources allocator)

Kepada siapa, kapan, untuk apa, bagaimana sumber daya dialokasikan.

·      Negosiator   (negotiator)

Perundingan dengan serikat buruh, klien, dan pihak-pihak lain.

Disamping itu dapat pula di katakana (sehubungan dengan fungsi-fungsi manajemen yang telah kita kenal) bahwa seorang manajer:

1.  Menyusun rencana-rencana

Manajer menentukan arah tindakan-tindakan guna mencapai hasil dan sarana-sarana yang digariskan. Hal itu mencangkup tindakan “peramalan” penetapaan sasaran-sasaran dan mengembangkan prosedur-prosedur.

2.  Melaksanakan pengorganisasian

Manajer menciptakan hubungan-hubungan otoritas dan tangung jawab yang di perlukan. hal tersebut meliputi penggarisan syarat-syarat , memilih staf, memberikan delegasi dan melaksanakan komunikasi.

3.  Memimpin

Seorang manajer mengkombinasi upaya-upaya guna memastikan pencapaian sasaran-sasaran. hal tersebut antara lain mencangkup :

·      pengambilan keputusan, melaksanakan briefing kepada stafnya, mendengar dan  menyelesaikan aneka macam konflik yang muncul.

·      Manejer harus memotivasi : manajer membentuk dan mempertahankan enthusiasm dan moral tinggi.

·      Hal itu antara lain mencangkup aktifitas : pengobservasian, evaluasi, keterlibatan, tindakan-tindakan dan komitmen-komitmen.

·      4. Melaksanaan pengawasan

·      Manajer harus berupaya untuk memastikan bahwa rencana-rencana yang ada, dan sasaran-sasaran yang di gariskan, dicapai. Manajer harus mencari penyebab kegagalan-kegagalan,guna memperbaikinya pada masa mendatang.

·      Hal tersebut mencangkup : analisis hasil-hasil yang dicapai dibandingkan dengan rencana-rencana yang ada, tindakan-tindakan, dan follow-up.